Para poder calcular las vacaciones, se debe crear un registro de vacaciones por cada empleado que las va a tomar. Este registro de vacaciones debe realizarse en el período de pago anterior (período actual) a los períodos en que el empleado tendrá goce de las vacaciones.
En Mindex, puede registrar vacaciones para un empleado o para un grupo de empleados.
Para realizar un registro de vacaciones:
En la barra de navegación principal pulse Acciones > Vacaciones.
Presione el botón Añadir.
Digite o seleccione el número de empleado al cual se le registran las vacaciones.
Ingrese los datos de la vacación:
PESTAÑA DATOS GENERALES
Campo | Descripción |
Pagar en Planilla de Salarios | Esta casilla se utiliza para indicar si el pago de las vacaciones se va a realizar o no junto al pago de la planilla de salarios. |
Fecha Inicial de Vacaciones | Especifica la fecha a partir de la cual el empleado tomará sus vacaciones.
Debe tomar en cuenta que según la ley orgánica de la Caja de Seguro Social, los empleados deben recibir su pago de vacaciones mientras aún están laborando 5 días antes de iniciar su período de goce. |
Fecha Final de Vacaciones | Especifica la fecha hasta donde el empleado estará de vacaciones. Se supone entonces que retornará el día siguiente a la fecha indicada aquí. |
Días de Vacaciones a Pagar | Son el total de días que le serán pagados al empleado en concepto de vacaciones (generalmente 15 o 30 días).
El valor de 1 día de vacaciones se determina mediante el cálculo del mes de vacaciones dividido entre 30. El artículo 54 del código de trabajo establece que las vacaciones se deben pagar a razón de 30 días de salarios por cada 11 meses continuos de trabajo o de 1 día por cada 11 días laborados.
Debido a este precepto, el sistema siempre calcula el valor de los 30 días de vacaciones y luego divide el monto entre 30 para obtener el valor de 1 día y finalmente lo multiplica por los días indicados en este campo para obtener el valor final por pagar al empleado en concepto de vacaciones. |
Días de Vacaciones a Tomar | Aquí se registra el tiempo en términos de días, que el empleado estará de goce de sus vacaciones. |
Períodos que Cubre las Vacaciones | Indica la cantidad de períodos de salario que serán cubiertos por el pago de vacaciones de acuerdo a la frecuencia de pago del empleado.
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Fecha Inicial y Final de Acumulados | Especifica el rango de fechas que el sistema tomará en cuenta para determinar los acumulados de salario que se sumarán para hacer el cálculo de las vacaciones. El sistema asume las fechas correspondientes a los últimos once meses y coloca como límite la fecha final del período de pago actual. Estas fechas se pueden modificar de acuerdo a las necesidades de cada caso, pero no es necesario hacerlo.
En el acápite no. 2 del artículo 52 del código de trabajo se señala que el pago de la vacación se calcula comparando el promedio de los últimos 11 meses de salario contra el salario base el que resulte mayor. Pero como las vacaciones no siempre son tomadas en periodos exactos, el sistema proporciona a los usuarios este plan de fechas para que exista la versatilidad de ampliar, mantener o reducir este tiempo de 11 meses. El sistema sumará todos los pagos que aplique para el pago de las vacaciones que se encuentren dentro de este rango de fechas para la determinación del promedio. |
Tipo de Cálculo de Vacaciones | Aquí el usuario especifica cómo desea que se calculen las vacaciones.
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Al empleado se le paga vacaciones pero se queda laborando | Es un indicativo que al activarse instruye al sistema que cuando calcule el impuesto sobre la renta, sepa que debe hacerlo proyectando el salario a partir del siguiente periodo y no a partir del periodo en el cual el empleado debe retornar de sus vacaciones, porque el empleado en realidad nunca se irá.
Indique si al empleado se le pagarán las vacaciones, pero se queda laborando. De esta forma, cuando el sistema calcule el impuesto sobre la renta, lo hará proyectando el salario a partir del siguiente período y no a partir del período en el cual el empleado debe retornar de sus vacaciones, porque en realidad nunca se irá. |
Aplicar Descuentos al Retornar | Útil para aquellos casos especiales donde un empleado al retornar de vacaciones sólo labora 1, 2 ó 3 días en el período y por ende no se desea que se le apliquen descuentos comerciales ya que no laboró el período completo. Desactivar si no quiere que se le apliquen los descuentos.
Útil para aquellos empleados que al retornar solo laboran pocos días del período y, por ende, no se desea que se le apliquen los descuentos. Si la opción es desactivada, el sistema no realizará retención alguna al empleado cuando éste reciba su primer pago luego de finalizado el periodo de vacaciones. |
Aplicar Descuentos al Retornar en proporción a la cantidad de días del período menos los días de vacaciones pagados | Esta opción viene desactivada automáticamente, pero si la misma se activa provoca que el sistema realice una regla de tres para determinar cuántos días de vacaciones se han tomado en el periodo actual y cuantos días efectivamente de labores quedan en el periodo actual. De tal forma que los descuentos aplicados en ese periodo se multipliquen por ese factor. Así al salario pagado al empleado al momento de retornar de la vacación se le aplicarán descuentos de acreedores en forma proporcional a los días laborados. |
Manejo de Retorno de Vacaciones | Esta opción le dice al sistema cómo el usuario desea que se le pague al empleado al momento de que el mismo se reintegre a laborar.
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Fecha de Retorno o Reincorporación | Esta fecha debe ser el día siguiente a la fecha de finalización de la vacación y marca el inicio del periodo en que el empleado debe reiniciar sus actividades laborales. |
Pagar Bonificación por Asistencia | Seleccione esta casilla si desea incluir el pago de bonificación por asistencia en el pago de la vacación. De ser así, deberá indicar el rango de fechas que el sistema tomará en cuenta. |
PESTAÑA OTROS DATOS Y CONTROLES
Campo | Descripción |
Calcular Descuentos de Acreedores | Instruye al sistema para que al momento de calcular la vacación, se haga el cálculo de los descuentos comerciales para su retención. |
Calcular Descuentos Porcentuales | Instruye al sistema para indicar que solo se deben realizar los descuentos definidos como porcentuales. |
Calcular Descuentos de Acreedores en proporción a los días de vacaciones pagados
| Cada vez que un empleado se va de vacaciones un número de días que hay en el período según su frecuencia de pago, el usuario puede optar por retener los descuentos proporcionalmente a los días, por ejemplo, un empleado bisemanal que tomará 1 semana de vacaciones y tiene un descuento de B/.100.00 por bisemanal, el sistema le retendrá B/.50.00 dado que es la proporción de los días tomados. |
Restar las Vacaciones Adelantadas | Le indica al sistema que en el cálculo de la vacación se le debe descontar lo registrado como vacaciones adelantadas. |
Porcentaje para Aplicar como Ingreso Adicional | El sistema adicionará al pago de la vacación un ingreso adicional con el código AJUSTE_VAC que consiste en el valor total de la vacación multiplicada por lo indicado en este campo, dividido entre 100. |
Cantidad de Meses para Promediar | Indica la cantidad de meses sobre los cuales se va a calcular el promedio de los acumulados de salarios tomados en cuenta para el cálculo de las vacaciones. El valor estándar es 11, porque la ley así lo indica, y éste no se debe cambiar a menos que se trate de una condición especial o que sólo se estén tomando en cuenta menos meses para los acumulados y se desee calcular el promedio basándose en ésta cantidad menor de meses.
Ejemplo: Supongamos que un empleado que tiene 8 meses laborados necesita el pago de 15 días de vacaciones. Una forma puede ser indicarle al sistema que utilice los acumulados de los primeros cinco meses y medio y que promedie entre 5.5 meses para pagar exactamente los 15 días de vacaciones. |
Períodos a proyectar Salario por Período | Esto sólo se debe utilizar cuando le queremos pagar a un empleado sus vacaciones por adelantado a pesar que no ha alcanzado o acumulado sus 11 meses de salario. Por ejemplo, cuando un empleado sólo lleva 8 meses laborando en la empresa, pero que por determinada solicitud o necesidad se le deben dar vacaciones sin haber completado los 11 meses. Este campo especifica la cantidad de períodos de salario que se deben proyectar o asumir aunque el empleado no haya devengado y tomado en cuenta para el acumulado de las vacaciones. Ejemplo: Si el empleado es quincenal y devenga 300.00 por quincena (salario base), si se especificó 2, entonces se debe añadir 600.00 al acumulado para el cálculo de las vacaciones. |
Persona que autorizó | Nombre de la persona o jefe que autorizó las vacaciones del empleado o se puede escribir aquí una breve descripción. Solo para propósito documentativo. |
Observación días a Pagar y Tomar | Breve explicación que sustenta los días a tomar o pagar de vacaciones. |
Pestaña reportar
Pestaña reportar
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PESTAÑA REPORTAR Y CONTABILIZAR
En esta sección “Reportar” simboliza el momento en el cual el usuario desea que la vacación se declare a la Caja del Seguro Social. Normalmente si estas casillas se dejan en blanco, los valores que serán reportados a la Caja del Seguro Social se realizarán según lo indicado en el campo Periodos que Cubre, donde un valor igual a cero implica que la totalidad de la vacación se reportará en el mismo periodo donde se realiza el pago y si períodos que cubre tiene un valor diferente de 0, entonces las vacaciones se segregaran a partir del periodo siguiente abarcando el total de períodos indicados.
Es decir, si Períodos que Cubre dice 2 y estamos trabajando una planilla quincenal, las vacaciones se reportarán a la Caja del Seguro Social a partir de la quincena siguiente a la del pago de la vacación, abarcando un total de dos quincenas.
Todo esto se hace porque según la ley orgánica de la Caja del Seguro Social, al empleado se le deben reportar sus vacaciones durante los meses en que el mismo está gozando de sus vacaciones con la finalidad de que siempre se le reporten cuotas en todos los meses y que no vaya a perderse ningún mes cuota.
Sin embargo, en la práctica, a los empleados de una organización la administración puede optar por cancelarles las vacaciones en dinero en el momento que al empleado le toca, pero el tiempo el empleado lo tomaría mucho después, cuando las condiciones de la carga de trabajo disminuyan y el empleado pueda ausentarse. Cuando este caso se presenta es cuando entran en acción los campos que explicaremos a continuación:
Campo | Descripción |
Código de Pago en donde se debe reportar | Aquí se debe colocar el código de pago que el sistema debe utilizar para realizar la misma lógica descrita anteriormente. Al colocar un valor aquí, el sistema considerará que la vacación se está pagando en ese periodo y reportará a la CSS la vacación según lo indicado en la variable Períodos que Cubre las Vacaciones.
Por ejemplo: asumamos que estamos en la segunda quincena de noviembre de un año cualquiera y al empleado le toca gozar de sus vacaciones durante todo el mes de diciembre. Sin embargo, la carga de trabajo que hay en ese mes no le permite al empleador prescindir de los servicios de su colaborador en ese momento y pacta con él que su tiempo se le otorgará en el mes de mayo del próximo año.
Bajo estas circunstancias en el campo Períodos que Cubre las Vacaciones debe asignarse el valor 2, dado que el empleado gozará de un mes de vacación y en el campo Código de Pago en donde se debe reportar, se debe colocar el valor YYYY08Q, donde YYYY representa el año siguiente, el 08 representa la segunda quincena de abril y la Q representa a la planilla quincenal.
Esta combinación de valores provocará que la vacación se declare a la CSS en la preelaborada del mes de mayo del año siguiente en lugar de la preelaborada del mes de diciembre del presente año. |
Año y Mes donde se debe reportar | Estos campos funcionan en conjunto para instruir al sistema el año y el mes donde las vacaciones serán reportadas a la CSS. Son básicamente lo mismo que el campo anterior sólo que en el campo anterior se trabaja en combinación con el campo Períodos que Cubre las Vacaciones y con estos dos campos la instrucción es mandatoria. El reporte a la CSS se hace en el año y mes especificados indistintamente del valor del campo Períodos que Cubre las Vacaciones. |
Status de reportar la vacación | Este campo se utiliza para decirle al sistema si los valores asignados en los campos anteriores no aplican, si se deben reportar o si no se deben reportar. Es como una llave maestra adicional que controla todo el proceso. Su uso principal se da cuando el usuario no sabe cuándo las vacaciones pagadas serán efectivamente tomadas. En este caso el campo se coloca como que no aplica y cuando ya se tiene conocimiento sobre el momento de la aplicación entonces se cambia a sí aplica. |
En esta misma pestaña, el concepto “Contabilizar” simboliza el momento en el cual el usuario desea que se contabilicen las vacaciones pagadas. Se trata de un concepto idéntico al descrito para el caso de la Planilla Preelaborada y la Caja del Seguro Social sólo que a nivel contable.
Lo normal es que la contabilidad de la vacación se aplique en el momento en que se realice el pago dado que es en este momento cuando la empresa incurre en el gasto y se constituye la obligación por pagar de la vacación. De tal forma que cuando el empleado recibe su pago ya sea por cheque, en efectivo o por ACH, el sistema limpie la obligación por pagar previamente constituida y rebaje el banco.
Sin embargo, muchos contadores y/o administradores consideran que es mejor realizar este asiento en el momento en que la vacación es declarada a la CSS para efectos de facilitarles las operaciones de cuadre entre la contabilidad y lo reportado a la CSS.
Para la realización de este cuadre, normalmente un contador tendría que sumarle a los pagos del mes las vacaciones pagadas en el mes pasado, pero que fueron reportadas en la preelaborada del mes actual. Y tendría que restar los montos de las vacaciones pagadas en el mes actual, pero que deben ser reportadas en la preelaborada del mes siguiente.
Con los campos descritos a continuación se logra el reporte en la contabilidad en momentos diferentes al de la realización del pago de la vacación:
Campo | Descripción |
Código de Pago en donde se debe contabilizar | Aquí se debe colocar el periodo de pago donde se debe realizar la contabilización del pago de la vacación. La única restricción para la realización de esta operación consiste en que las ratas impositivas (seguro social, seguro educativo, impuesto sobre la renta y riesgo profesional) no sean diferentes a las ratas vigentes al momento del pago de la vacación.
Por ejemplo: hasta el 31 de diciembre del año 2010 el impuesto del Seguro Social del empleado era del 8%; pero a partir del 1 de enero del 2011 el impuesto sería de 9%. Las vacaciones que se paguen durante la vigencia de la rata del 8% no podrán contabilizarse en periodos donde la rata sea la del 9%. |
Status de contabilizar la vacación | Este campo se utiliza para decirle al sistema si el valor asignado en el campo anterior, no aplica, si se debe reportar o si no se debe reportar. Es como una llave maestra adicional que controla todo el proceso. Su uso principal se da cuando el usuario no sabe cuándo las vacaciones pagadas serán efectivamente tomadas. En este caso el campo se coloca como que no aplica y cuando ya se tiene conocimiento sobre el momento de la aplicación entonces se cambia a sí aplica. |