En este artículo se introducen los conceptos más importantes que debe conocer para registrar y calcular de forma correcta las vacaciones.
Tipos de cálculo de vacaciones
Al registrar una vacación usted puede especificar cómo desea que se calculen las vacaciones. El valor por defecto es “Comparar“, que es lo indica el código de trabajo, pero se puede cambiar en la configuración, de acuerdo a las necesidades de la compañía.
En Mindex se pueden trabajar los siguientes tipos de cálculos de vacaciones:
1. Comparar
Este método compara el promedio de los salarios de los acumulados con el salario mensual actual del empleado y paga como vacación el monto que sea mayor.
2. Promedio
Calcula y paga las vacaciones considerando únicamente el promedio de los últimos 11 meses de salario. El valor que resulte es el que se considera como monto para la vacación.
3. Último Salario
No calcula nada. Mindex directamente toma el último salario mensual del empleado y lo paga como vacaciones.
4. Días
Se utiliza para empleados que cobren por hora, cuando se desea pagar 1 día por cada 11 días laborados. Con esta opción, el sistema divide el total acumulado del salario durante los últimos 11 meses entre 287 y después lo multiplica por 30. La constante 287, simboliza el total de días hábiles que trabajan los empleados en 11 meses.
El resultado de la división es pues, el promedio del salario diario. La constante 30, simboliza los días que hay en el mes, que al multiplicarse por el promedio diario de salario, da como resultado el total de la vacación a pagar. Los 287 se obtienen de multiplicar 104.50 por 22 y dividido entre 8. 104.50 equivalen al total de horas por quincena que labora x colaborador. La constante 11 representa el total de meses que ha dispuesto la ley para el pago de vacaciones, el resultado de la multiplicación es el total de horas que cada empleado labora en 11 meses y al dividirlo entre 8, obtenemos el total de días hábiles en 11 meses.
Nota: La constante 286 simboliza el total de días hábiles que trabajan en 11 meses los empleados de la empresa para la cual se hizo esta adaptación; el resultado de la división es el promedio del salario diario. La constante 30 simboliza los días que hay en un mes que al multiplicarse por el promedio diario de salario da como resultado el total de la vacación a pagar.
5. Salario Mensual + promedio de ingresos adicionales
Al salario mensual del empleado se le suma el promedio de los ingresos adicionales de los últimos 11 meses. Este método se utiliza en empresas cuya convención colectiva le exija realizar los pagos bajo la siguiente metodología:
Se debe determinar el promedio de los ingresos adicionales al salario más el sobretiempo pagado durante los últimos 11 meses y que acumulen para el pago de vacaciones.
Al total acumulado se le suma el salario base.
Se paga un promedio mensual de sobretiempo como ingreso adicional a la vacación con el código “PROM – S / TIEMPO”.
Se paga un ingreso adicional de comisiones con el código “PROM DE COMIS”.
Se crea un ingreso adicional para el resto de los ingresos con el código: “PROM OTR ING”.
Períodos de cubre la vacación
Indica la cantidad de períodos de salario que serán cubiertos por el pago de vacaciones de acuerdo a la frecuencia de pago del empleado. Ejemplo, si al empleado se le paga quincenalmente, 1 significa que cubre una quincena y 2 que cubre dos quincenas.
Este valor es de suma importancia y el mismo es utilizado como referencia durante los cálculos del Décimo Tercer Mes, el cálculo de Impuesto Sobre la Renta, el cálculo de los descuentos de acreedores y de los informes de la planilla Preelaborada, el Fondo de Cesantía y la Planilla 03. Si este valor se digita incorrectamente, todos esos procesos serán afectados.
0: Usado solo cuando se registra una vacación en el mismo período en que el empleado está o estuvo de vacaciones (no recomendable). Al indicar este valor los acumulados de la vacación se toman en cuenta para la pre-elaborada del mes del período de pago actual y sólo se le aplican los descuentos comerciales como si se tratase de un pago de salario.
1-5: Indica que la vacación corresponde a los x períodos siguientes y que no incluye el período de pago actual. La vacación actualizará los acumulados de salario de los meses y años de los períodos de pago siguientes involucrados de acuerdo al Calendario de Pagos. Así mismo, los descuentos serán evaluados de acuerdo al número de cada período de pago siguiente basándose en la Tabla de Calendario de Pagos.
Ejemplo: Supongamos que a un empleado le toca su vacación en el mes de junio. La misma procede a registrarse en la segunda quincena del mes de mayo, colocando “2” en Períodos de Cubre, indicando, de esta forma, que el pago de la vacación corresponde a los dos períodos siguientes al actual, es decir, los dos de junio, quedando estas vacaciones representadas en la Preelaborada del mes de junio y no en el de mayo, aplicándole, además, los descuentos correspondientes.
Manejo de retorno de vacaciones
Esta opción le dice al sistema cómo el usuario desea que se le pague al empleado al momento de que el mismo se reintegre a laborar.
Se dan tres opciones a saber:
Período completo: Esta opción fuerza al sistema para que le pague el periodo completo indistintamente de los días efectivamente laborados por el empleado. Por ejemplo: un empleado que estuvo de vacaciones desde el primero de octubre hasta el 30 de octubre, y que se reintegró el 31 de octubre a laborar, recibiría por haber trabajado ese único día, el equivalente a la segunda quincena completa de octubre.
Días trabajados: Esta opción obliga al sistema a que revise los días efectivamente laborados por el empleado pagándole lo mismo. En el caso del ejemplo anterior, el colaborador recibiría el equivalente a un día de labores por haber trabajado el día 31 de octubre.
Excluir del pago en el periodo: Con esta opción el sistema ignora al empleado en el periodo donde se esté reintegrando. En el ejemplo anterior, a pesar de que el empleado trabaje el día 31 de octubre, el sistema no le pagará ese día.