Cuando se le tenga que suspender (no borrar o eliminar) un descuento a un empleado para que no se le haga efectivo en el período actual y tal vez para los períodos subsiguientes (sólo por alguna razón válida), se debe modificar el registro de descuentos e indicar en “Estado de Pago” el Status “Suspendido”. De esta manera el descuento no se aplica hasta que se vuelva a indicar que está Activo.

Observación: Los descuentos con saldo se suspenden automáticamente una vez se haya completado la totalidad del monto del descuento. Los descuentos sin saldo se suspenden automáticamente cuando la fecha final del descuento sea anterior a la fecha final del período de pago que se calcula o si se ha completado la cantidad de cuotas especificadas.

A los descuentos se le pueden modificar los montos a descontar para cada período de pago, se ha de indicar la prioridad del descuento y si éste será descontado en diciembre o no.

A los descuentos con saldo se les puede modificar el monto total cuando el empleado adquiere un nuevo descuento con el mismo acreedor y no se quiere crear un nuevo registro de descuento. En este caso se debe sumar al monto total anterior la nueva cantidad adeudada por el empleado y redefinir los nuevos montos a descontar por período y se calcula automáticamente el nuevo saldo pendiente. De la misma manera, si el descuento debe disminuir, se le debe restar al monto total, la cantidad en que se disminuye el descuento.

Para eliminar un descuento primero hay que seleccionarlo y presionar el botón Borrar.

Observación: Se recomienda no eliminar o borrar descuentos para que éstos se mantengan como historial y sirva para realizar consultas y listados de verificación de los descuentos de empleados a menos que hayan pasado más de 5 años o sea necesario para aprovechar mejor el espacio de almacenamiento.

Si sólo se desea suspender o cancelar un descuento activo lo único que se tiene que hacer es cambiarle el Status (“Estado del Pago”) al descuento.

A nivel de la contabilización de los descuentos, se debe tomar en cuenta dos grandes ramas.

La primera son los descuentos que la empresa realiza a los empleados para luego entregarles ese dinero a terceras personas naturales o jurídicas. A este tipo de descuentos les llamaremos “Cuentas por Pagar a Acreedores de Empleados”.

Y la segunda son los descuentos que la empresa misma realiza a los empleados por diferentes motivos (adelantos de salario, adelantos del décimo, adelantos de vacaciones, uniformes, transporte, cursos, herramientas, etc.), a estos descuentos les llamaremos “Cuentas por Cobrar Empleados”.

Mindex en la opción de Mantenimiento > Cuentas Generales de Planilla, provee el código de contabilización “210-07, Descuentos de Empleados por Pagar”. En éste código se aconseja que el usuario coloque la cuenta de Cuentas por Pagar a Acreedores de empleados de su catálogo de cuentas.

Y que en el campo “Número de Cuenta CxC o CxP” de la sección de “Contabilización” del Maestro de acreedores, que el usuario asigne los diferentes números de cuenta que tiene en su catálogo de cuentas para hacer alusión a los descuentos de Cuenta por Cobrar Empleados, haciendo coincidir al código del acreedor con el número de la cuenta. Por ejemplo: el acreedor 001 cuyo nombre podría ser Uniformes de Empleados, debe tener en este campo la cuenta de mayor correspondiente a la cuenta por cobrar uniformes de empleados.

Al momento de generar las transacciones de planilla en el diario general el sistema afectará las cuentas correspondientes con los montos de cada porción descontada al crédito contra la cuentas de gastos de salario, vacaciones, décimo, liquidaciones o pago especial que se esté procesando al débito.

Observación: Para los casos de las cuentas por cobrar empleado, el ciclo contable debe iniciar antes del cálculo de la planilla, es decir si al empleado se le compraron herramientas, el asiento contable de dicha compra debe hacerse afectando a la cuenta por cobrar empleado correspondiente por lado débito para que la misma se rebaje a medida que se vayan realizando los descuentos al empleado. Este asiento generalmente se realiza fuera del sistema de planilla.