En Mindex, los vales representan pequeños montos de dinero prestados a los empleados, comúnmente entregados como desembolsos de caja menuda, para solventar sus necesidades básicas hasta que reciban su próximo pago de salario.
Los vales que se registren serán descontados en su totalidad del pago de salario que se realice en el período de pago actual y son diferentes a los descuentos o adelantos de salario a los cuales se les lleva un control de saldo y monto a pagar por período.
Los descuentos de los vales no consideran si el empleado tiene capacidad o no de pago, ya que se asume que los vales son otorgados al empleado porque se sabe que se le podrá descontar de forma inmediata de su próximo pago de salario.
📚 Nota:
Los vales son entregados como comprobantes de caja chica o caja menuda y no son procesados por el sistema de planilla.
Configuración de vales
Antes de empezar a registrar vales, es necesario realizar algunas configuraciones:
📚 Nota:
Es posible que requiera permisos para realizar estas acciones. Si no tiene acceso a estas opciones, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Habilitar vales
Para poder utilizar vales en el módulo de Planilla de Mindex ERP, primero debe habilitarlos. Para hacerlo:
En el módulo de Planilla acceda a Opciones > Configuración de Operación del Módulo.
Seleccione el nivel para el cual desea habilitar la configuración y haga clic en Presentar.
Dentro de Grupos o Secciones, ubique la opción Vales.
Marque la opción Manejo de registros y cálculos de vales.
Haga clic en Guardar.
Establecer un monto máximo permitido para los vales
Si su empresa desea controlar el monto máximo que se puede prestar a los empleados a través de vales, Mindex le permite establecer límites fácilmente.
Siga los siguientes pasos:
En el módulo de Planilla acceda a Opciones > Configuración de Operación del Módulo.
Seleccione el nivel para el cual desea habilitar la configuración y haga clic en Presentar.
Dentro de Grupos o Secciones, ubique la opción Vales.
Encontrará dos opciones para definir límites en los vales:
Monto máximo permitido por vale individual: Puede establecer el monto máximo que se puede prestar en un solo vale.
Monto máximo total de vales permitido por período de pago: Puede establecer el límite total de dinero que un empleado puede recibir en vales durante un período de pago.
Haga clic en Guardar.
Crear tipos de vales
Los tipos de vales se utilizan para clasificar los vales entregados a los empleados según su naturaleza o razón. Al registrar un vale, es obligatorio indicar el tipo al que pertenece.
Para crear un tipo de vale:
Acceda a Tablas > Tablas Auxiliares > Tipos de Vales.
Presione el botón Añadir.
Ingrese un Código exclusivo para el tipo de vale. Este código puede ser alfanumérico y de un máximo de 4 caracteres. Este código se verá reflejado tanto en la planilla de pagos como en los comprobantes de pago.
Ingrese el Nombre del tipo de vale.
Agregue, de forma opcional, una Abreviatura, Cuenta o Auxiliar (si maneja cuentas separadas para la contabilización de la planilla) y las Observaciones.
Presione el botón Guardar.
Registro de vales
En Mindex puede registrar vales para un empleado o para un grupo de empleados.
Registrar vales para un empleado
Para crear vales de forma individual, siga los siguientes pasos:
En el módulo de Planilla acceda a Acciones > Vales.
Presione el botón Añadir.
Digite o seleccione el número de empleado al cual se le registra el vale.
Seleccione la Fecha de la asignación o entrega del vale al empleado.
Introduzca el Monto del vale.
Seleccione el Tipo de Vale.
Agregue una Descripción del vale, proporcionando un breve detalle de la razón o para qué se le entregó el vale al empleado.
De forma opcional, puede agregar una Referencia para el vale.
Haga clic en Guardar.
Registrar vales para un grupo de empleados
Para crear vales de forma masiva:
En el módulo de Planilla acceda a Acciones > Vales.
Haga clic en Vales Masivos.
Si desea registrar el vale para ciertos empleados de la compañía, coloque los filtros correspondientes en la sección Datos de Empleados.
Ingrese la Fecha, Monto, Tipo de Vale, Descripción y, de forma opcional, la Referencia del vale.
Haga clic en Procesar.
En la siguiente pantalla puede seleccionar algunos empleados o seleccionarlos todos marcando la primera casilla.
Haga clic en Procesar. El sistema le notificará la cantidad de empleados a los que se les ha registrado el vale.
Consultar historial de los vales registrados
Para consultar el historial de todos los vales registrados en el sistema, puede generar el Listado de Vales accediendo a Reportes > Listados de Procesos de Movimientos > Vales.