En este artículo, exploraremos diversas herramientas del módulo de Cuentas por Pagar de Mindex ERP que le permitirán manejar de manera eficiente la información de sus proveedores, asegurar la integridad de los datos y evitar redundancias que puedan afectar la precisión y eficacia de sus registros financieros.
El artículo incluye las siguientes secciones:
Validar RUCs, cédulas y DV de acreedores o proveedores
Cambiar el código de un acreedor o proveedor
Cuando lo requiera, puede cambiar el código de un acreedor a un nuevo código. Esto aplica para cuando se desea reclasificar los códigos de los acreedores, porque se digitó de forma errónea al momento de crearlo o bien, porque necesita actualizarse luego de haber sido importado de su anterior sistema de cuentas por pagar.
Mindex leerá todos los movimientos del acreedor/proveedor de todos los módulos y los modificará para reflejar el nuevo código; también modificará el código en el maestro del acreedor. Al finalizar, el código anterior ya no será válido.
📚 Nota:
Se recomienda ejecutar este proceso cuando no haya ningún usuario registrando movimientos de transacciones ni registros que afecten a los acreedores. Dependiendo del volumen de los datos, este proceso puede tomar un tiempo considerable.
Para cambiar el código de un acreedor o proveedor:
En el módulo de Cuentas por Pagar acceda a Especiales > Cambiar Acreedores.
Digite o seleccione el código actual del acreedor o proveedor que desea modificar.
Digite el nuevo código que se le debe asignar al acreedor o proveedor. No debe existir ningún otro acreedor con el nuevo código indicado
Haga clic en Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Unificar códigos de acreedores o proveedores
En ocasiones, necesitará fusionar acreedores/proveedores de cuentas por pagar cuando por error o por necesidad, se tienen dos o más códigos de acreedores que representan al mismo acreedor. Todos los movimientos del acreedor reemplazado pasarán a formar parte del acreedor que se mantiene.
Mindex leerá todos los movimientos del acreedor/proveedor de todos los módulos y los modificará para reflejar el código del acreedor unificado; también borrará el registro maestro del acreedor reemplazado. Al finalizar, el código anterior no será válido.
📚 Nota:
Se recomienda ejecutar este proceso cuando no haya ningún usuario registrando movimientos de transacciones ni registros que afecten a los acreedores. Dependiendo del volumen de los datos, este proceso puede tomar un tiempo considerable.
Para hacerlo, siga estos pasos:
En el módulo de Cuentas por Pagar acceda a Especiales > Unificar Acreedores.
Digite o seleccione el acreedor o proveedor actual que debe ser reemplazado o unificado. El acreedor actual es el que será eliminado.
Digite o seleccione el acreedor o proveedor con el que se unificará.
Presione el botón Procesar para iniciar con la unificación.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cómo verificar si hay acreedores duplicados
Mindex incluye una funcionalidad llamada Notificación de Acreedores Duplicados, que está diseñada para ayudarle a mantener su base de datos de acreedores organizada y libre de duplicados. Por medio de esta opción, puede ejecutar un proceso que busca en la base de datos cualquier instancia de códigos de acreedores que estén duplicados. Los resultados se presentan en pantalla y, adicionalmente, puede imprimir esta información para llevar a cabo una depuración más detallada de sus registros.
Siga los siguientes pasos para encontrar acreedores duplicados:
En el módulo de Cuentas por Pagar acceda a Especiales > Acreedores Duplicados.
Indique, si lo requiere, criterios específicos para filtrar la verificación de acreedores duplicados. Si desea que Mindex realice una búsqueda global, no indique ningún filtro.
Haga clic en Procesar.
Se mostrará una ventana para confirmar la ejecución del proceso. Haga clic en Aceptar, para continuar o en Cancelar, para abortar la operación.
Mindex comenzará a revisar la base de datos en busca de códigos de acreedores que se encuentren repetidos y le indicará cuántos acreedores con posibles duplicaciones ha encontrado.
Haga clic en Aceptar para ver las coincidencias.
Verá una lista con todos los acreedores que pueden estar duplicados.
Si desea tener un registro impreso de los acreedores duplicados, haga clic en el botón Listar.
Una vez ejecutado este proceso, puede utilizar la información proporcionada para limpiar y actualizar su base de datos de acreedores, eliminando o corrigiendo los registros duplicados para mantener la integridad de sus datos. En algunos casos puede ser útil unificar códigos de acreedores, para consolidar los datos de los acreedores en un único registro.
Validar RUCs, cédulas y DV de acreedores o proveedores
La validación de RUCs, Cédulas y DV es una funcionalidad incluida en Mindex que le permite asegurar la precisión de los datos de sus acreedores y proveedores. Esta herramienta está diseñada para identificar posibles errores en los números de RUC, cédulas, y DV almacenados en su base de datos. Al ejecutar este proceso, Mindex revisa y detecta discrepancias o valores incorrectos, presentando los resultados en pantalla para su revisión. Además, ofrece la opción de imprimir esta información para facilitar una depuración exhaustiva.
Siga los siguientes pasos para validar los RUCs, cédulas y DV de acreedores:
En el módulo de Cuentas por Pagar acceda a Especiales > Validación de Acreedores.
Indique, si lo requiere, criterios específicos para filtrar los datos. Si desea que Mindex realice una búsqueda global, no indique ningún filtro.
Haga clic en Procesar.
Se mostrará una ventana para confirmar la ejecución del proceso. Haga clic en Aceptar, para continuar o en Cancelar, para abortar la operación.
Mindex comenzará a revisar la base de datos en busca de acreedores con posibilidades de tener RUCs, cédulas o DVs incorrectos y le notificará cuántos ha encontrado.
Haga clic en Aceptar para ver los resultados.
Verá una lista con todos los acreedores que pueden tener RUCs, cédulas o DVs incorrectos..
Si desea tener un registro impreso de los acreedores duplicados, haga clic en el botón Listar.
Una vez ejecutado el proceso y revisada la información, puede realizar los cambios necesarios accediendo a Mantenimiento > Acreedores.