Los beneficiarios de caja menuda son los empleados o las personas a las cuales se les entrega o se les reembolsa dinero de caja chica con regularidad.
En Mindex puede registrar estos contactos para no tener que introducir manualmente sus datos (nombre y cédula) cada vez que se registra un comprobante; solo será necesario seleccionar el beneficiario respectivo en el registro del comprobante.
Los beneficiarios también son importantes para tener en el sistema los datos de cédula y D.V. de las personas a las que se les entrega dinero y que deban ser reportados en el Informe de Pagos a Terceros (Formulario 20).
Este artículo contiene las siguientes secciones:
Registrar empleado como beneficiario de caja menuda
Es necesario crear los empleados si se desea llevar un control o detalle por cada comprobante del dinero entregado a cada empleado y también para llevar el histórico de faltantes y sobrantes de caja chica (al hacer reembolsos o al realizar arqueos de caja chica).
📚 Nota:
Los empleados se deben crear por cada compañía.
📚 Nota:
Si tiene enlace con el módulo de Planilla de Mindex ERP, no es necesario registrar los empleados desde Caja Menuda.
Para registrar un empleado como beneficiario de caja menuda:
En el módulo de Caja Menuda acceda a Mantenimiento > Empleados.
Haga clic en el botón Añadir.
Indique los datos básicos de los empleados para efectos del manejo en el módulo de caja chica.
Haga clic en Guardar.
Registrar persona externa como beneficiario de caja menuda
Además de los empleados, Mindex permite registrar personas externas como beneficiarios de caja menuda. Esto es especialmente útil cuando se realizan pagos o reembolsos a proveedores, contratistas o cualquier otra persona que no sea un empleado directo pero que interactúe regularmente con la empresa. Esto permite mantener un registro detallado y organizado de todos los pagos realizados, tanto a empleados como a externos, asegurando que se cuente con la información necesaria para reportes y auditorías.
Para registrar persona externa como beneficiario de caja menuda:
En el módulo de Caja Menuda acceda a Mantenimiento > Beneficiarios.
Haga clic en el botón Añadir.
Ingrese un Código y Nombre para identificar a la persona o empresa que se va a definir como beneficiario.
Indique si el beneficiario corresponde a una persona natural, persona jurídica, pasaporte, gobierno o extranjero.
Agregue los datos de Cédula-RUC y Dígito Verificador.
(Opcional) Detalle Observaciones acerca del beneficiario.
Haga clic en Guardar.