¿Qué son los Utilitarios de Planilla?
El sistema de Planilla de Mindex incluye un programa especial llamado Utilitarios de Planilla, que brinda las facilidades de cambiar o transferir empleados de una compañía a otra, en el caso de las empresas que manejan más de una compañía en Planilla. Este utilitario es muy útil para realizar cambios en los códigos o números de empleados cuando éstos sean digitados erróneamente o provienen de otro sistema, recorre la base de datos realizando los cambios en todos los registros de los empleados.
Acceder a los Utilitarios de Planilla
Para acceder a este programa tiene dos opciones:
Ingresar por medio de la dirección web proporcionada por su administrador
Ingresar por medio del módulo de Planilla, haciendo clic en la opción Utilitarios de la barra lateral izquierda y seleccionando el ícono de Utilitarios de Planilla.
Trabajar con los Utilitarios de Planilla
Con los utilitarios de planilla puede realizar las siguientes acciones:
Cambiar números de empleados
Borrar empleados
Cambiar códigos de acreedores y proveedores
Unificar códigos de acreedores y proveedores
Cambiar códigos de ingresos adicionales
Unificar códigos de ingresos adicionales
Copiar empleados de una compañía a otra
Cambiar frecuencias de pago
Cambiar códigos de cuentas bancarias
Cambiar códigos de bancos
Cambiar códigos de centros de costos
Cambiar códigos de departamento
Cambiar códigos de posiciones
Cambiar número de empleado
Puede modificar el número asignado a un empleado en particular, bien sea porque se digitó erróneamente al momento de la creación o porque necesita actualizarse luego de haber sido importado de su anterior sistema de planilla. Al hacer esto, el sistema reemplazará el nuevo número en todos los registros.
Para cambiar el número de empleado:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Empleados.
Digite o seleccione el número actual del empleado que desea modificar.
Digite el nuevo número de empleado y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Borrar empleados
Para borrar toda la información, registros y acumulados de un empleado de forma completa y permanente:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Borrar Empleados.
Digite o seleccione el número del empleado que desea borrar.
Presione el botón Procesar.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el borrado. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de acreedores/proveedores
Puede modificar el número asignado a un acreedor o proveedor en particular, bien sea porque se digitó erróneamente al momento de la creación o porque necesita actualizarse luego de haber sido importado de su anterior sistema de planilla. Al hacer esto, el sistema reemplazará el nuevo número en todos los registros.
Tip: Se recomienda que al momento de cambiar los códigos de acreedores y proveedores se utilicen abreviaturas del nombre, para que al momento de imprimir los reportes y comprobantes aparezca la abreviatura que resulta más informativa que un código con números. |
Para modificar el código de un acreedor o proveedor
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Cambiar Acreedores.
Digite o seleccione el código actual del acreedor o proveedor que desea modificar.
Digite el nuevo código para el acreedor o proveedor y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Unificar códigos de acreedores/proveedores
En ocasiones, necesitará fusionar acreedores/proveedores que fueron creados con códigos diferentes pero con el mismo nombre, o porque los códigos se duplicaron al importar datos de su sistema anterior. Para hacerlo, siga estos pasos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Unificar Acreedores.
Digite o seleccione el código del acreedor o proveedor actual y el del acreedor o proveedor con el que lo desea unificar.
Presione el botón Procesar para iniciar con la unificación.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de ingresos
Puede modificar el código asignado a un tipo de ingreso adicional en particular, bien sea porque se digitó erróneamente al momento de la creación o porque necesita actualizarse luego de haber sido importado de su anterior sistema de planilla. Al hacer esto, el sistema reemplazará el nuevo código en todos los registros.
Para modificar el código de un ingreso adicional:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Cambiar Ingresos Adicionales.
Digite o seleccione el código actual del ingreso adicional que desea modificar.
Digite el nuevo código para el ingreso adicional y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Unificar códigos de ingresos
En ocasiones, necesitará unir la información de dos o más tipos de ingresos adicionales, bien sea porque se han creado varios códigos para una misma descripción o nombre o porque los códigos se duplicaron al importar los datos de su anterior sistema de planilla. Para hacerlo, siga estos pasos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Unificar Ingresos Adicionales.
Digite o seleccione el código del ingreso adicional actual y el del ingreso adicional con el que lo desea unificar.
Presione el botón Procesar para iniciar con la unificación.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Copiar empleados de una compañía a otra
Mindex le permite mover uno o varios empleados de una de las empresas que maneja hacia otra y así mismo copiar su información de planilla. En este caso, todos los datos, registros y acumulados de los empleados formarán parte del historial de la nueva compañía, pero sin borrarse de la compañía anterior. El estado de los empleados en el Maestro de Empleados de la compañía actual cambiará a Transferido y en la compañía nueva quedará como Activo.
Nota:
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Siga los siguientes pasos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Copiar Empleados.
Elija la frecuencia de pago. Normalmente se elige Todas, pero si desea minimizar el rango de búsqueda del sistema, puede seleccionar la frecuencia de pago del o los empleados a trasladar.
Seleccione la compañía a la cual serán cambiados los empleados y presione la tecla TAB. Aparecerán todos los empleados de la compañía actual que coincidan con la frecuencia de pago seleccionada.
Seleccione los empleados de la compañía actual que se van a transferir a la otra compañía. Inmediatamente aparecerá el mismo número de empleado en la columna Nuevo Número. Si en la compañía destino ya existe un empleado con el mismo número, el sistema se lo notificará. En este caso, deberá colocarle al trabajador en conflicto un nuevo número de empleado de forma manual, antes de proceder a seleccionarlo.
Si los empleados a transferir están inactivos, porque están liquidados en la compañía actual, puede marcar la opción Mostrar empleados inactivos.
Presione el botón de la columna Ubicación para cada uno de los empleados seleccionados. Se desplegará la ventana Ubicación de los Empleados. Aquí deberá cotejar la ubicación del empleado en la compañía actual con la que tendrá en la nueva compañía y hacer los ajustes necesarios.
Coloque una razón de la transferencia, si así lo desea.
Haga clic en Procesar cuando esté conforme con la selección.
Una vez el sistema envía el mensaje de el proceso ha culminado, se recomienda verificar en el Maestro de Empleados de la compañía actual, en la pestaña Fechas y Acumulados, la Fecha de Traslado de Salida y que el Estado diga Transferido.
Ingresar a la compañía destino, donde ha sido transferido el empleado y verificar en el Maestro de Empleados, pestaña Fechas y Acumulados, la Fecha de Traslado de Entrada y que el Estado diga Activo.
Una vez que haya verificado que las fechas sean las correctas, si se requiere se puede proceder a cambiar los datos de ubicación del colaborador: departamento, centro de costo y ubicación.
Cambiar la frecuencia de pago de los empleados
En Mindex puede modificar de forma masiva la frecuencia con la que realiza los pagos a los empleados.
Nota: Se recomienda que este proceso se ejecute a principio de año.
Para cambiar la frecuencia de pago:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Frecuencias de Pago.
Seleccione la frecuencia de pago actual y presione la tecla TAB. Aparecerán los empleados que están bajo la frecuencia de pago señalada.
Seleccione los empleados para los cuales desea realizar el cambio.
Elija la frecuencia de pago a la que desea cambiar a estos empleados.
Presione el botón Procesar.
Cambiar códigos de cuentas bancarias
Cuando requiera cambiar el código de las cuentas bancarias que maneja la empresa en los diferentes bancos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Cuentas Bancarias.
Digite o seleccione el código actual de la cuenta bancaria que desea modificar.
Digite el nuevo código para la cuenta bancaria y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de bancos
Cuando requiera cambiar de forma masiva los códigos de los bancos que maneja la empresa:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Bancos.
Digite o seleccione el código actual del banco que desea modificar.
Digite el nuevo código para el banco y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de centros de costos
Para modificar los números asignados a los diferentes centros de costos que maneja la empresa, que ya han sido asignados a los empleados y han tenido movimientos de pagos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Centros de Costos.
Digite o seleccione el código actual del centro de costo que desea modificar.
Digite el nuevo código para el centro de costo y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de departamentos
Para modificar los números asignados a los diferentes departamentos que componen la empresa, que ya han sido asignados a los empleados y han tenido movimientos de pagos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Departamentos.
Digite o seleccione el código actual del departamento que desea modificar.
Digite el nuevo código para el departamento y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.
Cambiar códigos de posiciones
Para modificar los números asignados a las diferentes posiciones establecidas en la empresa, que ya han sido asignadas a los empleados y han tenido movimientos de pagos:
En los Utilitarios de Planilla, acceda a Procesos > Cambiar Posiciones.
Digite o seleccione el código actual de la posición que desea modificar.
Digite el nuevo código para la posición y presione el botón Procesar para iniciar con el cambio.
Presione el botón Aceptar en la ventana de confirmación que aparece si desea seguir con el cambio. Elija Cancelar para retroceder.
Ingrese su código de usuario y contraseña y presione el botón Aceptar para validar el proceso.