Los artículos representan la entidad principal manejada por el módulo de control de suministros, sin éstos, no se puede registrar ninguna transacción o documento de suministros. Se le debe asignar un código único a cada artículo, este maestro se debe crear por compañía.
Los artículos registrados en este maestro no tienen nada que ver con los artículos utilizados por los módulos de Inventario, Compras y Facturación que también cuentan con un maestro de artículos, pero separado del maestro de artículos de suministros.
Los artículos registrados aquí también pueden representar servicios cuyas órdenes de compras y facturas serán procesados por el módulo de suministros.
Para crear un artículo:
En el módulo de Control de Suministros acceda a Mantenimiento > Artículos.
Haga clic en Añadir.
Proporcione un Código interno y Nombre para identificar fácilmente el artículo.
Indique los datos del artículo.
Haga clic en Guardar.
Campo | Descripción |
Código | Aquí se indica el código que identifica al artículo en el inventario de la compañía. Es un campo alfanumérico de hasta 15 caracteres. Si se desea consultar un artículo, se puede indicar el código y presionar Intro. |
Descripción | Nombre o descripción del artículo. Campo alfanumérico de hasta 30 caracteres. |
Categoría | Es un campo opcional que sirve para clasificar los artículos. La lista proviene de la Tabla de Categorías de Artículos. Cada categoría corresponde a una clasificación o forma de agrupamiento de los artículos. Por ejemplo: Computadoras, Papelería, Artículos de Aseo y Limpieza. Las categorías son utilizadas principalmente para poder emitir informes correspondientes a un grupo específico de categorías. |
Subcategoría | Es un campo opcional que sirve para clasificar los artículos. La lista proviene de la Tabla de Subcategorías de Artículos. Las subcategorías son subclasificaciones o subdivisiones de las categorías. Por ejemplo: para la categoría de Computadoras, pudiéramos tener subcategorías como Portátiles, de escritorio, servidores, impresoras, etc. Las subcategorías también son utilizadas para poder emitir informes correspondientes a un grupo específico de subcategorías. |
Grupo | Es un campo opcional que sirve para clasificar los artículos. La lista proviene de la Tabla de Grupos de Artículos. Esta tabla se utiliza como una forma alterna o complementaria para agrupar a los artículos. Principalmente se utiliza para agrupar a los artículos en una forma más amplia o macro. Por ejemplo: Equipo de cómputo, Papelería y Oficina, Transporte, Alimentos, etc. Se puede utilizar como criterio de selección en múltiples reportes y listados. |
Unidad Compra | Indica el código de la unidad de compra principal o que se asume al registrar movimientos de compras del artículo. |
Unidad Entrega | Indica el código de la unidad de entrega principal o que se asume al registrar movimientos de requisiciones y entregas del artículo. |
Inventariable | Campo para saber si al artículo hay que llevarle el detalle de existencias por bodega y las cantidades de unidades compradas y entregadas. Por ejemplo, los servicios no son artículos inventariables, tampoco lo serían aquellos artículos que directamente se compran para entregárselos a un cliente o a un empleado, en donde la empresa solo representa un intermediario temporal. |
Proveedor Princ. | Código del principal proveedor del artículo o servicio. Este campo es opcional. Se puede seleccionar presionando F4 o haciendo doble clic. |
Nombre Prov. | Muestra el nombre del proveedor principal del artículo. |
El artículo está Inactivo | Campo que permite indicar si el artículo está activo para seguirse utilizando. Si no está activo, no se acepta que se le registren nuevos movimientos. |
Costo Promedio Unit | Muestra el costo promedio del artículo. Este campo se actualiza cada vez que se registre una compra del artículo, independientemente del método de valuación que se utilice para el inventario. También se puede actualizar manualmente. Inicialmente se debe dejar en 0.00.
Observación: no se recomienda actualizar manualmente los campos de Costo Promedio Unitario y Último Costo Unitario, puesto que altera los cálculos realizados por el programa. Solo se deben modificar en procesos iniciales de implementación o cuando hayan errores en los procesos. |
Último Costo Unit. | Muestra el último costo unitario al que se compró el artículo. Este campo se actualiza cada vez que se registre una compra del artículo. También se puede actualizar manualmente. Inicialmente se debe dejar en 0.00.
Observación: no se recomienda actualizar manualmente los campos de Costo Promedio Unitario y Último Costo Unitario, puesto que altera los cálculos realizados por el programa. Solo se deben modificar en procesos iniciales de implementación o cuando hayan errores en los procesos. |
Lleva impuesto | Esta casilla sirve para indicar si al artículo hay que calcularle impuesto (I.T.B.M.S.) al realizar las compras. Si el artículo no es gravable, debe dejar esta casilla desactivada. |
Código de Impuesto | Código que indica el porcentaje de impuesto que se le debe calcular a los artículos gravables. Estos códigos se leen de la tabla de Códigos de Impuestos. Puede presionar F4 o hacer doble clic para seleccionar. Este campo aplica si se indicó que el artículo lleva impuesto. |
Existencia Total | Este campo presenta la existencia total del artículo a la fecha. Si el artículo tiene existencias en múltiples bodegas, aquí aparece el gran total. Solo aplica para los artículos inventariables. |
Nivel de Reorden | Este campo presenta la cantidad total de reorden definida para el artículo en todas las bodegas en donde se manejen sus existencias. |
Campos de Características | Usados para indicar datos que describan mejor al artículo: marca, modelo, tamaño, color, peso. |
Requiere Aprobación Especial | Esta casilla sirve para indicar que los movimientos de compras y entregas del artículo solo pueden ser aprobados por un usuario que tenga autorización para Aprobar Artículos Especiales. Refiérase a la pantalla de “Definición de Aprobaciones” del menú Procesos Especiales. |