El módulo de Control de Suministros genera transacciones contables en un diario especial conocido como el diario especial de suministros o el libro diario de suministros. Aquí se almacenan las transacciones de las entregas, facturas de compras, devoluciones internas, devoluciones a proveedores y ajustes.
En el caso de las facturas de compras y devoluciones internas, si el módulo de Control de Suministros está enlazado con el módulo de Cuentas por Pagar de Mindex ERP, dichas transacciones van directamente al diario de compras, por lo que no se almacenan en el diario especial de suministros.
Para que las transacciones contables del diario de suministros se reflejen en el mayor general y en los informes financieros, se requiere trasladar las transacciones.
Las transacciones generadas por el módulo de Control de Suministros en el diario de compras cuando hay enlace con el módulo de cuentas por pagar deberán ser trasladadas desde los módulos de Cuentas por Pagar o de Contabilidad General.
Control de Suministros cuenta con la opción de Traslado del Diario de Suministros que realiza el proceso de manera similar a las opciones de traslado de transacciones en otros módulos. El término Traslado también se conoce como Mayorización.
Los procesos de traslados actualizan los saldos de las cuentas del Mayor General para posteriormente poder emitir los informes financieros y los informes relacionados al Mayor General y los Mayores Auxiliares de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
Antes de realizar los traslados, cada uno de estos procesos realizan una serie de validaciones para asegurar la integridad de los datos de las transacciones y que no se incluyen movimientos o datos incorrectos en el Mayor General y por ende errores en los informes financieros generados. Algunas de las validaciones que se realizan son las siguientes:
Que el período indicado exista, sea válido y esté abierto.
Que las transacciones hayan sido aprobadas si se maneja la aprobación de transacciones. Las transacciones no aprobadas no son trasladadas al mayor.
Que las cuentas contables de cada transacción sean válidas, sean de detalle y que estén activas.
Que la transacción tenga movimientos válidos y que cuadre el asiento (total de débitos sea igual a total de créditos).
Si manejan auxiliares, que los auxiliares sean válidos, existan y estén activos. Además que las cuentas indicadas para los auxiliares correspondan a sus respectivas cuentas de control.
Los traslados se pueden hacer diariamente, semanalmente o en forma mensual. En general, se pueden realizar con cualquier frecuencia de acuerdo a las políticas de la empresa. Inclusive se pueden realizar varias veces para una misma fecha o período en el caso en que se estén registrando transacciones con fechas pasadas.
Paso 1: Realizar la validación del Diario de Suministros
Al realizar la validación de diarios, Mindex verifica que todas las transacciones de determinado diario estén correctas y si hay errores, saber cuáles son y en qué transacciones específicas.
📚 Nota:
La validación de diarios es un proceso opcional, pero se recomienda hacerlo antes de realizar el traslado de transacciones, ya que permite identificar los errores y corregirlos previamente, de forma tal que al momento de realizar el traslado éste no se vea interrumpido.
Al registrar cada transacción desde el diario general o desde cualquier pantalla de registro de transacciones desde cualquier módulo, Mindex realiza una serie de validaciones antes de aceptar la transacción como válida. Sin embargo, pudieran realizarse cambios a la configuración del sistema, cambios en los datos maestros de las cuentas contables, etc. o darse problemas técnicos que posteriormente invaliden una serie de transacciones. Además, se puede contar con programas especiales o de interfases que afecten directamente a los diarios. De aquí, la importancia de este proceso para asegurarse que las transacciones no tengan errores.
Para realizar la validación del diario de suministros:
En el módulo de Control de Suministros acceda a Procesos > Validación del Diario.
Seleccione el Tipo de Diario para el cual se realiza la verificación de las transacciones. Para el módulo de suministros, corresponde al diario de suministros.
Puede utilizar la Fecha Inicial y Fecha Final para indicar el rango de fechas o período para el cual se realiza la verificación.
Indique las validaciones que desea se realicen sobre cada una de las transacciones:
Reportar números de cuentas contables incorrectas: valida que las cuentas indicadas en la transacción existan y sean de detalle, además valida que dichas cuentas estén activas.
Reportar sub-estructuras incorrectas: si se manejan auxiliares de departamentos, centros de costos o auxiliares de ingresos, gastos y costos, valida que los respectivos auxiliares estén correctos y que se apliquen a las cuentas que los manejan.
Reportar auxiliares incorrectos: en el caso de transacciones que tengan registros relacionados que afecten a los auxiliares de cuentas por cobrar o pagar, verifica que los movimientos y códigos de los auxiliares afectados.
Reportar descuadres en las transacciones: verifica que el monto total de débito de cada transacción corresponda al monto total de crédito.
Reportar fechas incorrectas en registros de detalle: por errores técnicos o por problemas con programas de interfase, puede pasar que las fechas almacenadas en los registros de detalle de las transacciones no cuadren con la fecha del registro maestro o encabezado de dichas transacciones. Esto valida que tales fechas sean iguales.
Reportar transacciones sin cuentas contables: indica que transacciones se encuentran registradas en los diarios sin cuentas contables, esto ocurre principalmente por problemas técnicos o con los programas de interfase.
Reportar transacciones con cuentas contables flotantes: indica las transacciones que aún se mantienen almacenadas con cuentas flotantes. Las transacciones con cuentas flotantes no se pueden actualizar. Una cuenta flotante se utiliza para poder salvar de forma temporal una transacción que está incompleta y que posteriormente se va a completar; es una herramienta de ayuda útil para casos especiales o para cuando estamos registrando un comprobante de diario con bastantes movimientos pero por alguna interrupción no podemos terminar en el momento.
Reportar datos incorrectos en el encabezado de la transacción: valida los datos principales del encabezado de cada transacción. Verifica que el código de transacción indicado exista, que se haya indicado un número de documento origen o referencia para la transacción, que se haya indicado una descripción de la transacción y valida el tipo de documento indicado.
Reportar referencias contables incorrectas: si se manejan referencias contables y se introdujeron en las transacciones, verifica que sean válidas las referencias contables registradas en la transacción.
Reportar números de cuentas contables inactivas: indica los números de cuentas contables que están inactivas y para las cuales se les ha registrado movimientos en los diarios.
Haga clic en Procesar.
A medida que Mindex va encontrando errores, se van presentando en pantalla y al finalizar se puede generar un listado de los errores. En la parte de abajo de la pantalla se presenta la lista de los errores encontrados.
Paso 2: Trasladar el Diario de Suministros
En el módulo de Control de Suministros acceda a Procesos > Traslado del Diario.
Seleccione el período o rango de fechas a trasladar.
Indique el Modo del Traslado del diario. Tiene dos opciones:
Resumido: este modo genera un asiento resumen de todas las transacciones procesadas del diario especial y lo almacena en el diario general. Por cada proceso, genera un asiento resumen en el diario general. Por ejemplo: si el diario de suministros tiene pendientes 50 transacciones por trasladar, al realizarse el proceso, genera un asiento resumen que tiene el total de débitos y total de créditos para cada cuenta involucrada en las 50 transacciones. Al utilizar este modo de traslado, los movimientos de una cuenta en el mayor general se verán en forma resumida, si se quiere ver el detalle, se tendrá que consultar el diario especial.
Detallado: este modo genera un asiento en el diario general por cada asiento que se traslada del diario especial. Siguiendo con el ejemplo de las 50 transacciones pendientes, generaría 50 nuevas transacciones en el diario general. Esta opción solo es útil si se requiere o se desea ver obligatoriamente todo el detalle de los movimientos de las cuentas contables en el diario general y en el mayor general. Este modo no se recomienda ya que duplica toda la información de los diarios especiales en el diario general.
Si seleccionó Resumido como modo de traslado, puede proporcionar una Referencia para indicarle al registro generado en el diario general en el campo Documento, alguna clave que sirva para identificar el traslado que se realizó. Si no se indica nada, Mindex coloca automáticamente la palabra TRASLADO.
Haga clic en Procesar.