Las cuentas contables son requeridas en todos los procesos de registros de asientos contables o de transacciones que afecten a la contabilidad. Todas las cuentas creadas aquí son las cuentas contables que serán utilizadas por los demás módulos de Mindex ERP.
Para crear una cuenta contable:
1. En el módulo de Contabilidad General acceda a Mantenimiento > Cuentas Contables.
2. Haga clic en Añadir.
3. Agregue el Número (hasta 20 caracteres) y el Nombre (hasta 40 caracteres) que identifica la cuenta contable. En ambos puede usar tanto letras como números.
4. Ingrese los datos generales de la cuenta contable:
Campo | Descripción |
Grupo (requerido) | Indique si la cuenta es una cuenta de movimientos o una cuenta utilizada para agrupar otras cuentas. Este es uno de los campos principales utilizados para crear la estructuración del catálogo de cuentas. Incluye las siguientes opciones:
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Tipo de Cuenta (requerido) | Seleccione el tipo de cuenta a la que corresponde la cuenta contable. Este es otro campo principal e importante para la estructuración del catálogo de cuentas. A cada cuenta se le debe indicar si es del tipo:
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Subtipo (requerido) | Indique el subtipo al que corresponde la cuenta contable. Estos subtipos se leen y se presentan de la tabla de subtipos de cuentas. Se utiliza para subdividir los tipos de las cuentas. Por ejemplo, las cuentas de activos se pueden subdividir en activos corrientes, activos fijos, activos a largo plazo, etc. Estos códigos se utilizan para generar informes financieros clasificados. |
Categoría | Especifique a qué categoría contable pertenece la cuenta. Esto ayuda a subdividir aún más las cuentas contables para efectos de informes financieros clasificados. Ejemplo: Los activos corrientes normalmente se subdividen en: Caja, Banco, Caja Menuda, Cuentas por Cobrar e Inventarios. Esta clasificación de las categorías viene predefinida por el sistema. |
Nivel (requerido) | Seleccionar el nivel de la cuenta es importante para la estructuración del catálogo de cuentas. Le indica a la cuenta en qué nivel jerárquico se encuentra, siendo el nivel 1 el nivel más alto y el nivel 9 el más bajo. El nivel de una cuenta que tenga una cuenta titular, debe ser el nivel de la cuenta titular + 1. Ejemplo: si la cuenta titular es de nivel 3, las cuentas que estén por debajo de ella deben ser de nivel 4. |
Cuenta Titular | Indique la cuenta contable madre o la cuenta titular a la que reporta la cuenta que se está creando. Esta cuenta ya debe de existir y debe ser una cuenta Titular. |
Tipo de Auxiliar | Indique si la cuenta contable corresponde a una cuenta control. Su función es controlar que al afectar a una cuenta contable se afecten a los respectivos auxiliares y viceversa, al afectar a un auxiliar se afecte a la respectiva cuenta contable de manera que se evite diferencias entre los auxiliares y las cuentas de control. Por ejemplo, si se especifica que la cuenta es una cuenta control de auxiliares de cuentas por cobrar, cada vez que se afecte a la cuenta el sistema exigirá que se afecte a un código de cliente y en cualquier módulo donde se afecte contablemente a un cliente, el sistema exigirá que se afecte a su respectiva cuenta control de cuentas por cobrar. |
Estado | Seleccione si la cuenta está Activa o Inactiva. Si una cuenta está inactiva, no se le permitirá incluirla en ninguna nueva transacción contable en ningún módulo. |
Descripción de la Cuenta | Descripción: campo para detallar o documentar el uso de la cuenta contable. |
5. Si esta cuenta contable se utiliza en otras compañías dentro de su organización, antes de guardar, puede ir a la pestaña Copiar a otras compañías y seleccionar las compañías a las que desea copiar la configuración de esta cuenta. Esto agilizará el proceso de creación de cuentas contables en múltiples entidades.
6. Verifique los datos ingresados y haga clic en Guardar.
Opciones avanzadas para la creación y gestión de cuentas contables
Además de los datos básicos como el grupo y subtipo de cuenta, Mindex le permite registrar otros datos que le permitirán administrar las cuentas contables de una forma más avanzada.
Catálogo alterno
Si la compañía trabaja con un catálogo alterno para la generación de informes financieros, puede indicar el número y nombre de la Cuenta Catálogo Auxiliar y la Cuenta Casa Matriz. Tenga en cuenta que los números de cuenta indicados aquí no son validados por Mindex.
Clasificaciones
Campo | Descripción |
Grupo de Presupuesto | Seleccione el grupo de presupuesto al que pertenece la cuenta.
Cómo crear grupos de presupuestos |
Clasificación Especial | Indique si la cuenta corresponde a una cuenta contraria a otra para propósitos de informes especiales y de los informes financieros. Por ejemplo, las cuentas de activo fijo tienen como cuenta contraria a las cuentas de depreciación acumulada. Ambas son de activos pero una tiene un saldo normal de débito y la otra tiene un saldo normal de crédito. |
Cuenta Contraria | Aquí debe indicar la cuenta contable a la que es contraria la cuenta que se está creando. Esta cuenta debe existir y debe ser de detalle. |
Clasificaciones para los reportes
En esta sección se incluyen campos que indican y controlan el uso de las cuentas contables en los informes especiales y en los informes financieros. Indican para qué informes aplican y en qué secciones de estos informes.
Campo | Descripción |
Tipo de Origen de Fondos | Indique si la cuenta aplica para el informe de Origen de Fondos y en qué sección. |
Tipo de Flujo de Efectivo | Indique si la cuenta aplica para el informe de Flujo de Efectivo y en qué sección. |
Controles
Campo | Descripción |
Fecha de Apertura | Indique la fecha exacta en que se creó o activó la cuenta contable. |
Fecha Inicial y Fecha Final | Indique el rango inicial y final de las fechas para las cuales se aceptan transacciones o asientos contables que afecten a la cuenta.
Observación: en conjunto, los campos Fecha Inicial y Fecha Final pueden controlar desde qué fecha y hasta qué fecha se aceptan transacciones para una cuenta contable. Útil para utilizar una cuenta contable de manera temporal para propósitos especiales o se puede indicar una fecha final para cuando una cuenta va a dejar de utilizarse. |
Obligar que se indique una referencia contable en los asientos de diario | Active esta casilla para indicar que cada vez que se indique la cuenta contable en un asiento o transacción, se debe indicar un código de referencia contable en la columna de Referencia de las pantallas de registro de transacciones.
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No se le debe indicar una referencia contable en los asientos de diario | Active esta casilla para indicar que no se deben registrar referencias contables al incluir la cuenta en las transacciones. |
Cuenta Flotante | Active esta casilla si la cuenta corresponde a una cuenta flotante. Las cuentas flotantes son utilizadas para registrar transacciones en el diario general en las cuales mientras exista una cuenta flotante estas transacciones no serán trasladadas al mayor general. Su uso principal es para salvar una transacción en proceso pero que por alguna razón no se pueda terminar o no se ha verificado, entonces simplemente se utiliza una cuenta flotante para poder salvar la transacción. En la pantalla del diario general por medio del botón Seleccionar o desde el listado del diario general se podrán ver las transacciones que existan con cuentas flotantes para posteriormente completarlas.
Por ejemplo, si se está registrando un comprobante de diario de 100 cuentas contables y el usuario va por la cuenta #45 y se tiene que retirar por determinada causa, en vez de cancelar el registro puede salvar la transacción usando una cuenta flotante que cuadre el asiento, lo salva y posteriormente lo puede volver a llamar para completarlo. |