El catálogo de auxiliares contables solo es necesario crearlo si se manejan auxiliares para la contabilización de los ingresos, costos y gastos. Estos auxiliares se utilizan para representar subniveles de las cuentas de tal manera que no se deban crear números de cuentas individuales en el catálogo de cuentas contables principal.
Ejemplo, digamos que se desea contabilizar los gastos de combustible de una empresa por auto. En este caso, se crearía un auxiliar contable para cada auto y cada vez que se contabilice dicho gasto de combustible, además de la cuenta contable, se indicaría el auxiliar contable correspondiente al auto. Este auxiliar se puede indicar en una columna por separado o por medio de un guión después del número de la cuenta contable, según se indique en la configuración de la estructura de las cuentas de gastos, costos e ingresos.
Crear un auxiliar contable
En el módulo de Contabilidad General acceda a Mantenimiento > Auxiliares Contables.
Haga clic en Añadir.
Escriba el Código y Nombre con los que se identificará al auxiliar contable.
Seleccione el Tipo de Auxiliar al que representa. Los auxiliares contables aplican para las cuentas de ingresos, costos y gastos. Se tienen las siguientes opciones:
Gastos: auxiliar para las cuentas de gastos
Ingresos: auxiliar para las cuentas de ingresos
Costos: auxiliar para las cuentas de costos
Gasto, Ingreso y Costo: auxiliar que puede aplicar para cualquier tipo de cuenta de gasto, ingreso o costo con un solo código.
(Opcional) Seleccione el Grupo de Auxiliar al que corresponde. Los grupos de auxiliares son utilizados para agrupar a los auxiliares contables, principalmente para propósitos de generación de informes de saldos y movimientos de auxiliares.
(Opcional) Puede indicar a qué Grupo de Presupuesto pertenece el auxiliar contable para propósitos de los informes de presupuesto.
Indique si el auxiliar contable está activo o inactivo. Si está inactivo, no se podrán registrar nuevas transacciones que incluyan al auxiliar contable.
(Opcional) Si lo requiere, puede agregar cualquier información o descripción adicional relacionada con el auxiliar contable.
Si se han configurado campos predefinidos, agregue los datos necesarios en la pestaña Observaciones.
Revise los datos ingresados y haga clic en Guardar.
Asociar cuentas contables a los auxiliares contables
Una vez ha creado un auxiliar contable, puede registrar las cuentas contables con las cuales se puede utilizar el auxiliar contable al momento de registrar transacciones en cualquier módulo. Si no se especifica nada, entonces el auxiliar se podrá utilizar con cualquier cuenta.
Para asociar una cuenta contable a un auxiliar contable:
En el módulo de Contabilidad General acceda a Mantenimiento > Auxiliares Contables.
Seleccione uno de los auxiliares contables disponibles.
En la barra de Tareas haga clic en Cuentas Contables Asociadas.
En la sección Datos de la Cuenta Contable, seleccione la Cuenta Contable que desea asociar.
Haga clic en Guardar y repita el procedimiento, si es necesario.
Una vez haya registrado todas las cuentas, haga clic en Cancelar o en el ícono X ubicado en la esquina superior derecha, para cerrar la ventana.
Para salir de la pantalla de auxiliares contables, haga clic en Cancelar.
Los cambios que realice aquí se verán reflejados en la pantalla de Auxiliares Asociados del mantenimiento de cuentas contables y viceversa.