Los pagos precalculados son facilidades con las que cuenta el sistema para registrar y procesar pagos que de una u otra forma no puedan ser calculados automáticamente por el sistema.
Aquí, en lugar de pasar por una etapa previa de registros y verificación de datos para que el sistema procese y calcule el pago, usted deberá calcular manualmente los montos a pagar y/o descontarle al empleado y registrar directamente estos resultados.
Una vez registrado un pago precalculado, queda tal como si lo hubiese calculado el sistema, por lo que el resto del proceso se maneja de forma similar a los procesos de cálculos automáticos, en cuanto a impresión de reportes, comprobantes, cheques e informes de contabilidad.
El diagrama anterior compara el punto desde donde entran al sistema los pagos calculados automáticamente versus los precalculados. A diferencia de los pagos calculados automáticamente, los pagos precalculados son pagos que se registran directamente sin pasar por una etapa previa de un proceso de verificación y cálculo. Sin embargo, al ser registrados, estos pagos precalculados tienen el mismo tratamiento para las siguientes etapas de impresión de reportes, comprobantes, cheques e informes de contabilidad.
Tipos de pagos precalculados
Mindex cuenta con un tipo de pago precalculado para cada tipo de planilla. Los siguientes son los tipos de pagos precalculados:
Pagos de salarios precalculados
Pagos de vacaciones precalculados
Pagos de décimo precalculados
Pagos de liquidaciones precalculados
Pagos especiales precalculados
¿Cuándo usar los pagos precalculados?
A pesar de su incorporación en el sistema, se recomienda no utilizar los pagos precalculados a menos que sea estrictamente necesario para efectos de alguna situación muy especial que dificulte o no permita calcular un pago utilizando los procesos regulares de registros y cálculos del sistema.
Los pagos precalculados también se pueden utilizar para registrar manualmente el historial de pagos realizados a los empleados en el caso de una nueva implementación del sistema de planilla o la creación de una nueva compañía para ser manejada por el sistema. En este caso, habrá que trabajar en conjunto con el Calendario de Pagos para moverse de un período a otro ya que los pagos precalculados sólo trabajan sobre el período de pago actual. Se registran todos los pagos de todos los empleados de un mismo período y luego se pasa al siguiente.
Consideraciones para el uso de pagos precalculados
Al usar los pagos precalculados tenga en cuenta que:
Para registrar un pago precalculado el empleado debe estar activo.
Todos los pagos precalculados se realizan y aplican para el período de pago actual correspondiente a la frecuencia de pago del empleado.
No se puede registrar un pago precalculado a un empleado si ya se le hizo el correspondiente cálculo automático en el período; de igual forma, no se le puede hacer un cálculo automático si ya se le registró un pago precalculado.
Al registrar un pago precalculado el sistema lo reconoce y lo reporta en los informes del mismo modo que los pagos calculados automáticamente por el sistema.
Los otros ingresos que se especifiquen, crearán registros de ingresos adicionales automáticamente al procesar el pago precalculado. Estos ingresos adicionales se podrán ver en la pantalla de Ingresos Adicionales (menú Acciones). Se crean para que formen parte del historial de ingresos adicionales de los empleados.
Los pagos precalculados al ser procesados, actualizan en línea los acumulados de pago de los empleados y quedan listos para que se les emita el correspondiente comprobante o cheque. No hay que generar o correr ningún otro proceso para que sean considerados pagos válidos para los empleados.
Una vez registrados, los pagos precalculados también aparecen en todos los informes que reflejen los pagos a los empleados.
Los pagos precalculados también se pueden utilizar para registrar manualmente el historial de pagos realizados a los empleados en el caso de una nueva implementación del sistema de planilla o la creación de una nueva compañía para ser manejada por el sistema. En este caso, habrá que trabajar en conjunto con la Tabla de Calendario de Pagos para moverse de un período a otro ya que los pagos precalculados sólo trabajan sobre el período de pago actual. Se registran todos los pagos de todos los empleados de un mismo período y luego se pasa al siguiente.